Bewerberdatenbank
Ausgangssituation:
Im Marienkrankenhaus gehen jeden Tag viele Bewerbungen per Email und per Post ein. Die Bewerber wurden in einer Excel-Tabelle, die zu diesem Zeitpunkt schon über 1400 Einträge vorwies, eingetragen. Da im Pflegebereich nicht nur feste Arbeitsstellen, sondern auch viele Praktika in verschiedenen Bereichen, Stellen für das Freiwillige Soziale Jahr und natürlich auch Lehrstellen vergeben werden, sind zwei oder mehr Bewerbungen ein und desselben Bewerbers nicht selten. Dieser Sachverhalt wurde in zusätzlichen Spalten in die Excel-Tabelle eingetragen, jedoch kam es hier auch regelmäßig zu Duplikatserfassungen. Weitere Bemerkungen zu den Bewerbern wurden ebenfalls in zusätzliche Spalten eingetragen. Einladungen-, Zu- und Absagen wurden einzeln entweder in Word oder per Email getippt.
Anforderungen:
Bewerber/Bewerbungen und die zur Abwicklung benötigten Daten sollten übersichtlich und vollständig erfasst werden. Diese Erfassung soll sehr anwenderfreundlich sein, damit die Daten zügig eingegeben werden und so noch am selben Tag in der Datenbank zur Verfügung stehen. Einladungen, Zu- und Absagen – sowohl per Post als auch per Email – sollen mit Hilfe dieser Daten mit wenigen Handgriffen erstellt, versendet und dokumentiert werden.
Ausarbeitung:
Ich schlug vor, eine Access-Datenbank zu erstellen, in der die Bewerberdaten über ein Formular erfasst werden. Mittels einer 1:n-Verknüpfung zu Art und Datum der Bewerbung können einem Bewerber mehrere Bewerbungen zugeordnet werden. In weiteren Tabellen und Formularen kann der Schriftverkehr zu den einzelnen Bewerbungen (Einladungen, Zu- und Absagen) mit Hilfe von Textbausteinen abgewickelt werden. Diese Formulare sind mit Serienbriefen in Word verknüpft, von dem aus die Schreiben per Email verschickt oder für die Post ausgedruckt werden.
Umsetzung:
- Ausarbeitung der erforderlichen Tabellenstrukturen und Definition der notwendigen Felder
- Anlegen der Access-Datenbank, Erstellen und Verknüpfen der Tabellen
- Erstellen von Access-Formularen für die Adress-Eingabe und die Abwicklung des Schriftverkehrs
- Ausarbeitung und Implementierung von Textbausteinen für den Schriftverkehr (in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern des Marienkrankenhauses)
- Erstellung und Verknüpfung der Word-Serienbriefe
- Funktionalitätstest mit Hilfe von Test- und Echtdaten
- Schulung der Mitarbeiter
