Andrea Effinger

Ausgangssituation:

Frau Hoferts Kunden- und sonstige Kontakte waren zum Teil in Excel-Tabellen hinterlegt, teilweise nur auf den Briefköpfen, Musterbewerbungen oder ähnlichem vorhanden. Ihre Rechnungen tippten ihre Mitarbeiterinnen manuell in Word, ebenso Mahnungen.  „Zahlungssünder“ stellte man mittels Durchsicht der Rechnungskopien fest. Ein zusammenfassender Überblick über Kunden, Rechnungen und Zahlungseingänge war nahezu unmöglich. Außerdem erforderte die Pflicht der durchgehenden und lückenlosen Rechnungsnummerierung, dass „alte“ Rechnungen immer wieder geöffnet werden mussten, um die Rechnungsnummern nachzuprüfen und korrekt weiterzuführen. Die Benutzung von früheren Rechnungen als Vorlage führte weiterhin zu Flüchtigkeitsfehlern in den Rechnungen.

Anforderung:

Frau Hofert wünschte sich eine Access-Datenbank, die die Kundenadressen und Adressen ihrer Multiplikatoren zusammenfasste. Rechnungen und Mahnungen sollten weiterhin in Word geschrieben werden, allerdings zukünftig als Serienbriefe, mit Access als Datenquelle. Idealerweise sollte eine Rechnungsvorlage in Word aus Access heraus gestartet werden können, die direkt den aktuellen Datensatz enthält.

Ausarbeitung:

Nach mehreren Gesprächen mit Frau Hofert und ihren Mitarbeiterinnen schlug ich vor, die gesamte Adressverwaltung, die Rechnungserstellung und das Mahnwesen komplett in einer Access-Datenbank abzubilden. Access-Formulare sollten für eine anwenderfreundliche Eingabe der Kunden- und Rechnungsdaten sorgen und die Ausdrucke der Dokumente über Access-Berichte realisiert werden. Einige einfache Abfragen sollten dafür sorgen, Zahlungssünder und Duplikate in den Adressdatensätzen per Mausklick aufzufinden. Den Damen gefielen diese Ideen, und sie ließen mir freie Hand.

Umsetzung:

• Ausarbeitung der erforderlichen Tabellenstruktur
• Definition der notwendigen Felder (da Frau Hofert eine sehr persönliche Dienstleistung anbietet, spielten auch Daten wie beispielsweise der Geburtstag ihrer Kunden eine wichtige Rolle.)
• Erstellung und Verknüpfung von Tabellen und Untertabellen: Kontakte, Rechnungen, Rechnungspositionen und weitere
• Erstellung von Formularen – teilweise mit Unterformularen – für die Adresseingabe und –bearbeitung, Rechnungserstellung und –bearbeitung
• Erstellung von Berichten für Rechnungserstellung und Mahnwesen
• Einrichtung spezifischer Abfragen für Mahnwesen und Duplikatsprüfung
• Übertragung von vorhandenen Datenbeständen in die Access-Datenbank
• Test der Funktionalität
• Schulung der Mitarbeiterinnen, dabei Aufnahme von Verbesserungsvorschlägen und weiteren Wünschen, die anschließend eingearbeitet wurden.